n8n, Make o Zapier: cuál elegir según tu empresa

Tres herramientas, la misma pregunta

Una gerente de una empresa de reformas quiere que cada solicitud de presupuesto que llega por la web acabe en su CRM, genere una tarea para el técnico y dispare un correo de confirmación al cliente. Busca “cómo automatizar” y en cinco minutos le aparecen tres nombres: Zapier, Make y n8n. Las tres prometen lo mismo: conectar aplicaciones sin programar. Y las tres pueden hacerlo. La pregunta real no es cuál funciona, sino cuál encaja con su empresa.

n8n, Make y Zapier son plataformas de automatización de flujos: conectan tus aplicaciones (correo, CRM, hojas de cálculo, facturación) y ejecutan acciones encadenadas cuando ocurre algo. Zapier prioriza la sencillez, Make el diseño visual de flujos complejos y n8n el control técnico, con la opción de instalarlo en tu propio servidor.

Vamos a compararlas por los criterios que de verdad pesan en una PYME.

Criterio 1: curva de aprendizaje

• Zapier es la más sencilla para empezar. Su lógica es lineal: “cuando pase esto, haz aquello”. Una persona sin perfil técnico puede tener su primera automatización funcionando en una tarde.
• Make usa un lienzo visual donde los pasos se dibujan como burbujas conectadas. Cuesta un poco más al principio, pero se entiende muy bien qué hace el flujo de un vistazo, incluso cuando tiene ramas y condiciones.
• n8n también es visual, pero está pensado para quien no tiene miedo a ver datos en formato JSON o a escribir una pequeña expresión. Su techo es el más alto: si algo no existe, se puede programar dentro del propio flujo.

En resumen: cuanto más técnica sea la persona que lo va a mantener, más sentido tiene subir de Zapier a Make y de Make a n8n.

Criterio 2: dónde viven tus datos

Este es el punto que más se olvida y el que más importa cuando se manejan datos de clientes.

• Zapier y Make funcionan como servicio en la nube: tus datos pasan por sus servidores mientras se ejecuta el flujo. Para la mayoría de usos es perfectamente válido, siempre que revises sus condiciones de tratamiento de datos.
• n8n puede usarse en su nube o instalarse en un servidor propio. Su licencia, la Sustainable Use License, es de tipo fair-code: el código es visible y cualquier empresa puede autoalojarlo para uso interno, aunque no puede revenderlo como servicio sin acuerdo con n8n.

Autoalojar significa que los datos de tus flujos no salen de tu infraestructura. Para un despacho, una clínica o cualquier negocio con datos sensibles, ese control simplifica mucho el cumplimiento, como explicamos en RGPD e IA.

Criterio 3: cómo se paga

Sin entrar en tarifas concretas, que cambian a menudo, la lógica de cada una es distinta:

• Zapier cobra en función de las tareas ejecutadas: cada acción que hace un flujo cuenta.
• Make cobra por créditos: cada paso normal de un escenario consume uno, y los pasos de IA consumen según el uso real.
• n8n en su nube cobra por ejecuciones del flujo completo, no por cada paso. Autoalojado, el coste pasa a ser el del servidor y el mantenimiento.

La consecuencia práctica: con flujos cortos y poco volumen, las diferencias son pequeñas. Con flujos largos o miles de ejecuciones al mes, el modelo de cobro puede multiplicar o dividir la factura. Antes de decidir, estima cuántas veces al mes se ejecutará cada flujo y cuántos pasos tendrá. Nuestra calculadora de ahorro de automatización te ayuda a poner en la balanza el otro lado: cuánto tiempo te ahorra.

Criterio 4: integraciones

Las tres conectan con las aplicaciones habituales: Gmail, Outlook, Google Sheets, Slack, los CRM más conocidos, tiendas online y pasarelas de pago.

• Zapier tiene el catálogo más amplio de conectores listos para usar.
• Make cubre muy bien las aplicaciones populares y permite llamadas HTTP para el resto.
• n8n tiene un catálogo amplio y, cuando falta un conector, se resuelve con un nodo HTTP o con código. En la práctica, si una aplicación tiene API, n8n puede hablar con ella.

Si tu empresa usa un software sectorial poco conocido (un programa de gestión de taller, un ERP local), comprueba antes si tiene API. Ese dato pesa más que el tamaño del catálogo.

Criterio 5: IA y agentes

Las tres plataformas han incorporado IA: pasos que llaman a modelos de lenguaje para clasificar, resumir o redactar. La diferencia está en la profundidad.

• Zapier y Make ofrecen pasos de IA cómodos para tareas puntuales dentro de un flujo.
• n8n permite construir agentes dentro del flujo: un modelo que decide qué herramienta usar, consulta datos, recuerda contexto y actúa. Encaja con los patrones que explicamos en la serie de formas de trabajar con agentes de IA y con conectores como los de MCP.

Cuándo tiene sentido cada una

Si tu situación es…	Encaja mejor
Pocas automatizaciones sencillas y nadie técnico en el equipo	Zapier
Flujos con varias ramas y alguien que disfruta diseñándolos	Make
Datos sensibles, mucho volumen o necesidad de agentes de IA	n8n
Quieres empezar hoy y decidir más adelante	Zapier o Make, y migrar si creces

No hay una respuesta universal. Hay empresas que empiezan con Zapier, aprenden qué automatizar y, cuando el volumen crece, se pasan a n8n.

Por qué en Rakaty trabajamos con n8n

Lo decimos con transparencia: en Rakaty usamos n8n autoalojado en nuestros proyectos. Los motivos son tres: los datos de nuestros clientes no salen de una infraestructura controlada, el coste no se dispara cuando un flujo crece y podemos construir agentes de IA a medida. Puedes ver un ejemplo en cómo automatizar la facturación con n8n.

Eso no hace peores a Zapier ni a Make. Son herramientas excelentes y, para muchas empresas pequeñas con necesidades simples, la opción más rápida y razonable.

Errores habituales al elegir

• Elegir por la lista de conectores sin mirar quién mantendrá los flujos.
• Ignorar el coste a escala: lo que cuesta poco con cien ejecuciones puede salir caro con diez mil.
• No pensar en los datos: descubrir tarde que un flujo mueve información sensible por un servicio que no has evaluado.
• Automatizar sin proceso: ninguna herramienta arregla un proceso mal definido, como contamos en por qué fracasan las automatizaciones.

Preguntas frecuentes

¿Necesito saber programar para usar n8n?

No para lo básico: la mayoría de flujos se montan arrastrando nodos. Saber leer datos en JSON y escribir alguna expresión sencilla ayuda mucho cuando los flujos crecen.

¿Puedo cambiar de herramienta más adelante?

Sí, pero los flujos no se exportan de una plataforma a otra: hay que reconstruirlos. Por eso conviene documentar bien qué hace cada automatización desde el primer día.

¿Autoalojar n8n es complicado?

Requiere un servidor, copias de seguridad y actualizaciones periódicas. Para una empresa sin perfil técnico, lo razonable es que lo gestione un proveedor o usar la nube de n8n.

Conclusión

Zapier, Make y n8n resuelven el mismo problema con filosofías distintas: sencillez, diseño visual o control total. La elección correcta depende de quién mantendrá los flujos, cuántos datos sensibles manejas y cuánto vas a crecer.

Si quieres que analicemos tus procesos y te digamos qué herramienta encaja contigo, aunque no sea la que usamos nosotros, escríbenos.